HOME  |  In de gemeente  |  Ondernemen  |  Een e-factuur versturen

Een e-factuur versturen

De Gemeente Goes hecht veel waarde aan uw goederen en/of diensten. Via deze pagina informeren we u over het digitaal aanleveren van facturen en hoe u kunt helpen voorkomen dat de verwerking en betaling van uw factuur onnodige vertraging oploopt. Wij stappen over naar volledige digitale verwerking van facturen, facturen via de post zijn niet meer wenselijk.

Hoe kan ik een factuur versturen naar de gemeente Goes?

U kunt uw factuur op twee manieren naar de gemeente Goes versturen:

  1. Als pdf-factuur via de e-mail.
  2. Als e-factuur via Avelon/Invoicesharing.

Een factuur via de mail versturen

Wilt u als leverancier een factuur naar de gemeente Goes versturen? Dit kan op twee manieren. U kunt uw factuur als pdf mailen naar crediteuren@goes.nl. Vermeld hierbij: ons kenmerk, naam en afdeling van de besteller en een omschrijving van de geleverde producten of diensten. Uw factuur moet altijd aan de wettelijke eisen voldoen. Een overzicht van deze eisen vindt u op de website van de Belastingdienst. Heeft u vragen over het versturen van een pdf factuur via e-mail? U kunt uw vragen mailen naar crediteurenadministratie@goes.nl. 

Voor een snellere verwerking van uw factuur, kunt u een e-factuur via het Invoicesharing platform van Avelon/Invoicesharing versturen. Via dit platform wordt uw factuur rechtstreeks naar de besteller van de gemeente Goes gestuurd.

Een factuur verzenden via Invoicesharing

Invoicesharing is een online facturatie platform. Het platform ontvangt en verwerkt e-facturen (XML) en PDF-facturen. Deze facturen worden opgeslagen binnen het platform en geconverteerd naar één standaard XML bestand waar de metadata van de factuur in is opgenomen. Dit XML bestand wordt, aangevuld met de (gegenereerde) PDF factuur, aangeboden aan de ontvanger voor verdere verwerking in het ERP/financiële systeem van de afnemer.

Het voordeel voor u als leverancier is dat u de factuur in uw eigen XML formaat kunt aanleveren. Het voordeel voor de ontvanger is dat zij, ongeacht de aanlevering, de factuur altijd in één standaard XML formaat inleest en verwerkt in het eigen systeem. 

De onderliggende systemen van het platform bevinden zich binnen de EU. Invoicesharing is ISO 27001 en ISAE 3402 gecertificeerd. Daarnaast is Invoicesharing een officieel Peppol Access point. Voor meer informatie over Peppol, zie https://peppol.eu/

Aansluiting op het platform en het verzenden van e-facturen via het platform is gratis.

Hoe werkt het platform?

Stap 1: Registreren

U kunt zich op het Invoicesharing platform registreren als nieuwe leverancier. Dit kan via: https://avelon.invoicesharing.com/register.

Na registratie geeft u binnen het platform bij ‘Mijn Systemen’ aan welk systeem u gebruikt. Staat uw systeem er niet bij? Dan kunt u een bericht via de helpfunctie sturen.

Maak vervolgens een uniek e-mailadres (API-key) aan. Dit e-mailadres gebruikt u om de XML-facturen aan te leveren.

a. Ga naar ‘mijn bedrijf’, en dan naar bedrijfsinstellingen

b. Druk op de knop genereer API-key 

c. Het mailadres verschijnt 

Deze API-key is het persoonlijke emailadres voor uw InvoiceSharing mailbox. De facturen van alle klanten die via Invoicesharing de factuur wensen te ontvangen dient u naar dit e-mailadres toe te sturen.

Stap 2: Checklist

Als tweede stap verzoeken wij u bijgevoegde checklist in te vullen en een aantal voorbeeld facturen in zowel XML als PDF formaat te mailen naar uw contactpersoon bij de klant. Heeft u vragen over de registratie of checklist neem dan contact op met Invoicesharing via support@invoicesharing.com of telefoonnummer 088-7999900.

Stap 3: Test traject

Als derde stap neemt Invoicesharing contact met u op om een test traject te starten. Gezamenlijk wordt bekeken of de facturen op een juiste manier ingelezen en verwerkt kunnen worden. Na de eventuele aanpassingen in uw aanlevering of de verwerking binnen het platform is de onboarding gereed. U bent nu zichtbaar in het platform voor alle afnemers. Invoicesharing geeft de klant door dat onboarding gereed is waarna de klant u via het platform uitnodigt om voortaan de facturen als e-factuur via Invoicesharing te ontvangen. Na aanpassing in uw eigen systeem voor de betreffende debiteur(en) accepteert u de uitnodiging via het platform waardoor de klant wordt geïnformeerd.

De facturen worden vanaf dat moment als e-factuur via het Invoicesharing platform verstuurd naar uw klant(en).

Vragen over Invoicesharing

Heeft u vragen over het systeem? Neem dan contact op met Invoicesharing via support@invoicesharing.com of telefoonnummer 088-7999900.

Te downloaden: