Evenement organiseren

Klein evenement

Een evenement wordt als ‘klein’ beschouwd, als het voldoet aan de volgende voorwaarden:

• het een kleinschalige activiteit in de open lucht betreft;
• het aantal bezoekers niet meer bedraagt dan negenenveertig personen;
• het evenement tussen 09.00 en 23.00 uur plaatsvindt;
• niet langer dan tot 23.00 uur (vrijdag, zaterdag en zondag tot 24.00 uur) muziek ten gehore wordt gebracht;
• het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, fiets-, bromfiets- of parkeergelegenheid of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
• slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 m2 per object en niet meer dan vier objecten per straat;
• er een organisator is;
• de organisator, de burgemeester ten minste twintig werkdagen voorafgaand aan het evenement in kennis stelt met een door de burgemeester vastgesteld meldingsformulier.
• indien binnen tien werkdagen na ontvangst van het meldingsformulier door de burgemeester geen tegenbericht is verzonden kan het evenement zoals gemeld plaatsvinden.

Uiteraard dient u zich als organisator van een klein evenement ook aan andere (algemene) voorwaarden te houden. Zo mag u met het evenement dat u organiseert geen overmatige geluidsoverlast veroorzaken en geen schade toebrengen aan gemeente-eigendommen. Maakt u bij het evenement gebruik van een barbecue, dan moet u brandveiligheidsvoorschriften in acht nemen, zoals: een blusmiddel binnen handbereik.

Groot evenement

Van een 'groot' evenement is sprake als aan een van de volgende criteria wordt voldaan:

• er is sprake van gebundelde vergunningen (dit houdt in dat het gaat om vergunningen op basis van verschillende wetgeving, zoals een gebruiksvergunning of een ontheffing art. 35 lid 1 Drank- en horecawet, naast de vergunning op basis van art. 2:25 uit de APV);
• er worden wegen en/of straten afgesloten; het evenement heeft een (boven-) regionale uitstraling,
• er is sprake van een gevaarlijke sport (zoals motorraces) of inzet poltie, brandweer of GHOR is noodzakelijk.

Kleine (meldingsplichtige) evenementen kunt u melden met het standaard meldingsformulier.

Grote- en kleine (vergunningplichtige) evenementen kunt u aanvragen met behulp van het aanvraagformulier.

De gemeente bepaalt of u de evenementenvergunning krijgt. De gemeente kan de vergunning weigeren om de volgende redenen:

• in het belang van de openbare orde
• om overlast te voorkomen of te beperken
• de veiligheid van het verkeer, personen of goederen komt in gevaar
• bescherming van de zedelijkheid of openbare gezondheid
• voor de bescherming van het milieu

Ook kan de gemeente een klein evenement verbieden om de hierboven genoemde redenen.

Het kan zijn dat u een groot of klein evenement alleen mag organiseren als u zich houdt aan bepaalde voorwaarden, zoals:

• maximaal aantal personen
• vastgestelde begin- en eindtijd
• geen muziek voor of na bepaald tijdstip
• geen activiteiten op de weg of die het verkeer belemmeren
• geen grote objecten plaatsen

Evenementen die in de periode 15 juni tot en met 15 september worden gehouden en waarbij politietoezicht is vereist dienen vóór 1 november van het voorgaande jaar worden aangevraagd.

• In het algemeen moet u een vergunningaanvraag indienen tenminste 12 weken voordat u de vergunning gebruikt. Bij sommige grote evenementen heeft de gemeente veel tijd nodig om af te stemmen met politie brandweer e.d. Houdt u daar rekening mee!
• Een melding voor een klein evenement moet uiterlijk 20 werkdagen voor aanvang van het evenement ingediend zijn.

Volledig ingevuld formulier met situatietekening/plattegrond (1:100).

Bij verzoek om ontheffing van artikel 35 van de Drank- en Horecawet moet tevens een Verklaring Sociale Hygiëne worden toegevoegd van degene die verantwoordelijk is voor de verstrekking van alcoholische dranken en kopie geldig legitimatiebewijs.

Afhankelijk van de grootschaligheid kan na de ontvangst van de aanvraag aanvullend een draaiboek worden geëist. 

Geef bij uw aanvraag van de evenementenvergunning de volgende informatie:

• naam en adres van de organisator
• naam en adres van de contactpersoon op het evenement
• omschrijving van activiteiten op het evenement
• datum en tijdstip van het evenement
• datum en tijdstip van het opbouwen en afbouwen van het evenement
• verwacht aantal bezoekers of deelnemers
• beschikbare hulpploegen, zoals EHBO en beveiliging
• of er straten afgesloten moeten worden
• verwachte geluidsproductie (soort, tijd, locatie)
• wijze van stroomvoorziening van het evenement
• of u zwak alcoholische dranken schenkt
• tekening van het terrein of parcours
• technische gegevens over bouwwerken op het evenemententerrein
• hoe en door wie het terrein na afloop wordt schoongemaakt

Groot evenement: €632,68.

Voor een klein (vergunnings- of meldingsplichtig) evenement bent u geen kosten verschuldigd.